EDV-Beratung / Schnittstellenberatung

Kommt Ihnen folgendes Szenario bekannt vor?

Herr Schmitz möchte bei Herrn Schulze Waren bestellen.

Daher setzt sich Herr Schmitz an seinen Rechner, schreibt die Bestellung und faxt sie zu Herrn Schulze. Herr Schulze nimmt sich das Fax, gibt es sorgfältig in seinen Rechner ein und erstellt einen Lieferschein und eine Rechnung.

Die Originale werden zu Herrn Schmitz gefaxt, das Duplikat der Rechnung geht an den Steuerberater von Herrn Schulze, der die Rechnung in das Buchhaltungsprogramm eingibt.

Herr Schmitz bekommt die Ware und gibt den Lieferschein in seine EDV ein. Die Rechnung gibt er zu seinem Steuerberater, der diese im Buchhaltungsprogramm erfasst. Zuvor gibt Herr Schmitz seine Rechnung ins Electronic Banking Programm ein.

In diesem kleinen Beispiel werden nahezu identische Daten 6 mal in der EDV erfasst.
Die Finanzverwaltung hat die Zeichen erkannt und fordert die Übergabe von Umsatzsteuervoranmeldungen und Lohnsteueranmeldungen per Elster - doch Unternehmen beschäftigen weiterhin hochqualifizierte Arbeitskräfte mit dem Abtippen von Zahlenkolonnen.

Wir haben uns zum Ziel gesetzt, derartige Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen zu vermeiden. Dazu überprüfen wir, welche Schnittstellen in Ihren / unseren EDV Systemen vorhanden sind und welche geschaffen werden können.

In Abhängigkeit vom Schwierigkeitsgrad sind solche Überlegungen ab etwa 100 Rechnungen im Monat wirtschaftlich sinnvoll. Wenn die zu erfassenden Daten sehr umfangreich sind – beispielsweise müssen je Lieferschein durchschnittlich 50 Positionen eingegeben werden und je Monat werden 100 Lieferscheine erfasst – lohnt sich der Einsatz einer OCR-Lösung.

Hierbei werden die Dokumente gescannt und einer Texterkennung übergeben. Auf diese Weise ist auch dann eine automatisierte Verarbeitung von Daten möglich, wenn der Kunde/Lieferant nicht in der Lage ist, die Daten in elektronischer Form bereitzustellen.

Die Schnittstellenberatung ist eine sehr individuelle Dienstleistung, die bei komplizierteren Sachverhalten erst ab einer bestimmten Betriebsgröße sinnvoll ist. Wenn sie umgesetzt werden kann, ergeben sich schnell Einsparungen im 5 bis 6-stelligen Bereich pro Jahr.

Wir prüfen für Sie im Vorfeld, ob und wie es sich rechnet.

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